SNTFC CFR Călători SA, cu sediul în: Bucuresti, Bdul. Dinicu Golescu, nr.38, Sector 1, telefon: 021/311.27.41, fax: 021/315.30.04, cod de înregistrare fiscală RO 11054545, Nr. RC: J40/9764/1998, E-mail: office@cfrcalatori.ro, dpo.calatori@cfrcalatori.ro, Site web: www.cfrcalatori.ro.

CAP. I. Scopul Politicii privind supravegherea prin mijloace audio-video

Această politică stabilește:

  1. un set unitar de reguli, care reglementează implementarea și utilizarea sistemelor de supraveghere audio-video, în scopul asigurării securității persoanelor și bunurilor, pazei și protecției bunurilor, imobilelor, valorilor și a materialelor cu regim special care sunt utilizate în activitate, respectând în același timp obligațiile ce revin societății, în calitate de operator de date, conform legislației din domeniul protecției datelor și măsurile de securitate adoptate pentru protecția datelor cu caracter personal, protejarea vieții private, a intereselor legitime și garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate;
  2. responsabilitățile privind administrarea și exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace audio-video, precum și cele privind întocmirea, avizarea, aprobarea documentelor aferente acestor activități.

Politica privind supravegherea prin mijloace audio-video, descrie sistemele audio-video ale SNTFC CFR Călători SA (implicit ale Sucursalelor sale), și măsurile de protecție luate pentru a proteja datele cu caracter personal, viața privată și alte drepturi fundamentale și interese legitime ale persoanelor filmate de camerele de supraveghere.

CAP. II. Domeniul de aplicare

Această Politică se aplică în cadrul activității de supraveghere prin mijloace audio-video. De asemenea, Politica  privind  supravegherea  prin mijloace  audio-video, este dusă la îndeplinire, corespunzător competențelor, de către:

  • personalul desemnat cu administrarea sistemului;
  • conducerea Unității;
  • personalul intern care asigură paza perimetrelor;
  • personalul intern care asigură mentenanța sistemelor de supraveghere.

Supravegherea prin mijloace audio-video, se utilizează doar în situația în care, mijloacele convenționale aplicate, sunt considerate insuficiente în realizarea obiectivelor menționate, conform analizei de risc efectuate la nivelul Sucursalelor din cadrul Societății.

De asemenea, pentru asigurarea legalității datelor prelucrate (încadrarea prelucrării într-un temei legal), dar și pentru a demonstra că interesul legitim al Societății prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate, este obligatorie întocmirea Analizei interesului legitim și a testului de echilibrare (comparativ). În acest sens, drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor vizate pe de o parte și interesele legitime ale operatorului pe de altă parte, trebuie să fie atent evaluate și echilibrate cu atenție.

SNTFC CFR Călători SA, prelucrează imaginile înregistrate, respectând prevederile legale în domeniu.

1. Referinte normative

  1. Legea nr. 333 din 8 iulie 2003, privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, cu modificările și completările ulterioare;
  2. Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012, pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003, privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor;
  3. Instrucțiunile Autorității Europene de Protecție a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate la data de 17 martie 2010, la Bruxelles;
  4. Ghidul Comitetului European pentru Protecția Datelor nr. 3/2019, privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul dispozitivelor video;
  5. Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.

Utilizarea sistemelor audio-video, este necesară pentru buna administrare și funcționare a Societății, în special în vederea controlului de securitate și pază.

2. Transparență
În conformitate cu principiul transparenței, în temeiul art. 12 din Regulamentul (UE) 2016/679, CFR Călători furnizează persoanei vizate informații cu privire la datele cu caracter personal prelucrate.

CAP. III. Zonele supravegheate
Sistemele de supraveghere prin mijloace audio-video, pot fi amplasate în următoarele tipuri de locații:

  • Stații CF;
  • Depouri;
  • Revizii;
  • Puncte de lucru;
  • Agenții de voiaj;
  • Incinta unității;
  • Vagoane de transport călători.

Amplasarea camerelor video, a fost atent revizuită, pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.

Dispozitivul de înregistrare, se amplasează într-un spațiu securizat, cu acces restricționat. Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată, precum birourile, toaletele și alte locații similare.

CAP. IV. Datele cu caracter personal colectate prin intermediul supravegherii audio-video

1. Scopul supravegherii prin mijloace audio-video
SNTFC CFR Călători SA, prin Sucursalele sale, utilizează sistemele de supraveghere audio-video, în următoarele scopuri:

  • monitorizarea accesului în incinta unității (unde este cazul);
  • asigurarea securității bunurilor și a siguranței persoanelor – angajați ai Societății, clienți, prestatori de servicii din cadrul altor firme;
  • prevenirea, detectarea și investigarea furturilor de echipamente sau de bunuri;
  • prevenirea săvârșirii de infracțiuni și contravenții;
  • prevenirea, detectarea și investigarea riscurilor și amenințărilor la adresa personalului angajat, care își desfășoară activitatea la locația supravegheată;
  • investigarea eficientă a reclamațiilor.

2. Limitarea scopului
Sistemul de supraveghere audio-video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu folosește la monitorizarea activității/performanței angajaților sau la întocmirea pontajului acestora. Sistemul de supraveghere audio-video, poate însă constitui un mijloc de investigare sau de obținere a unor informații pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv în cazul situațiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracțional (în circumstanțe excepționale, imaginile pot fi transferate organelor de cercetare, în cadrul unei investigații disciplinare sau penale).

3. Categorii speciale de date cu caracter personal
Sistemele audio-video ale SNTFC CFR Călători SA, nu au ca scop, captarea (de exemplu, prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri), care dezvăluie ”categorii speciale de date cu caracter personal”.

SNTFC CFR Călători SA, nu intenționează să utilizeze sistemele de supraveghere în mod adhoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanță.

4. Descrierea sistemelor de supraveghere
În mod convențional, sistemul de supraveghere audio-video, este un sistem static. Are ca funcție, înregistrarea imaginilor și este echipat cu senzori de mișcare. Sistemul poate înregistra orice mișcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră și locație.

Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoașterea persoanelor care trec prin zona de acțiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranță a prelucrării datelor care pot fi obținute în urma supravegherii audio-video, camerele sunt fixe, astfel, utilizatorul nu poate modifica perimetrul / scopul supravegherii.

5. Beneficiile sistemelor de supraveghere

  • Creșterea controlului în perimetrul supravegheat;
  • Protejarea obiectivelor, bunurilor si valorilor, împotriva oricăror acțiuni ilicite, care lezează dreptul de proprietate;
  • Protejarea persoanelor (atât salariați, cât și clienți) împotriva oricăror acte ostile care le pot periclita viața, integritatea fizică sau sănătatea;
  • Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute;
  • Aducerea unui plus de valoare în activitatea de deservire a publicului călător;
  • Respectarea actelor, normativelor și legislației în vigoare pentru obiectivele cu risc.

CAP. V. Instalarea, administrarea, exploatarea sistemului

În vederea asigurării unei protecții eficiente a drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice, echipamentele sunt astfel instalate, încât să se afle sub supraveghere doar acele spații identificate în analiza de risc ca având nevoie de protecție suplimentară.

Imaginile captate de sistemul de supraveghere audio-video, pot fi vizualizate în timp real doar pe monitorul calculatorului de la punctul de control, iar monitoarele nu pot fi văzute din exterior.

Este interzis accesul neautorizat la sistemul audio-video și la imaginile stocate.

Accesul este strict limitat la angajații autorizati (administratorii de sistem și conducerea Sucursalei, precum și reprezentanții firmei care asigură mentenanța sistemului (dacă este cazul), însoțiți de unul dintre administratorii sistemului).

În cazuri excepționale, imaginile pot fi accesate sau puse la dispoziție instituțiilor abilitate ale statului, doar pe bază de autorizare din partea conducerii unității, dupa ce s-a obținut avizul Responsabilului cu Protectia Datelor cu Caracter Personal.

CAP. VI. Protejarea vieții private și securitatea informațiilor

Pentru a proteja securitatea sistemului audio-video și pentru a spori gradul de protecție a vieții private, sunt stabilite următoarele măsuri tehnice și organizatorice:

  • Limitarea timpului de stocare a materialului filmat la o durată de maxim 30 zile;
  • Amplasarea dispozitivului de înregistrare într-un spațiu securizat, cu acces restricționat;
  • Toți utilizatorii cu drept de acces, semnează declarații de confidențialitate, anterior acordarii dreptului de acces, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu;
  • Dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaște, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
  • Doar conducerea Societății are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor la bazele de date. În acest sens, există în permanență o lista actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere audio-video.

CAP. VII. Accesul la datele cu caracter personal și dezvăluirea acestora

1. Drepturi de acces
Accesul la imaginile stocate și / sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere audio-video, este limitat la un număr redus de persoane, și este determinat prin atribuțiile de serviciu ale acestora. Doar conducerea Societății stabilește limitele drepturilor de acces la datele cu caracter personal colectate.
2. Măsuri de păstrare a confidențialității
Persoanele desemnate să aibă acces la sistemul de supraveghere audio-video, semnează o declarație de confidențialitate, anterior primirii dreptului de acces la sistem.
3. Dezvăluirea datelor cu caracter personal
Orice activitate de dezvăluire a datelor cu caracter personal către terți, va fi documentată și supusă unei analize riguroase, privind pe de-o parte, necesitatea comunicării, și pe de altă parte, compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate și control acces), dar numai după ce a fost avizată de către Responsabilul cu Protecția Datelor cu Caracter Personal.

Orice divulgare a datelor cu caracter personal se va face doar pe bază de autorizare din partea conducerii unității, dupa ce s-a obținut avizul Responsabilului cu Protectia Datelor cu Caracter Personal, și va fi înregistrată într-un Registru de evidență, care va conține: detalii despre persoana căreia i-au fost furnizate acele informații (nume, prenume, data, instituția pe care o reprezintă – dacă este cazul etc.); motivul cererii, precum și modalitatea în care cererea a fost rezolvată.

SNTFC CFR Călători SA, are obligația punerii la dispoziția organelor judiciare, la solicitarea acestora, a înregistrărilor video în care este surprinsă săvârșirea unor fapte de natură penală, dar numai după ce s-a obținut avizul din partea Responsabilului cu Protecția Datelor cu Caracter Personal.

Sistemul de supraveghere audio-video, nu este utilizat pentru verificarea prezenței la program sau evaluarea performanței la locul de muncă.

În cazuri excepționale, dar cu respectarea garanțiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiția ca, informațiile să ajute la investigarea unei infracțiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile și libertățile unei persoane.

Orice încălcare a securității în ceea ce privește sistemul de supraveghere audio-video, este înregistrată în Registrul de evenimente al sistemului.

CAP. VIII. Condiții de legitimitate

1. Durata de stocare
Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere audio-video, este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că, imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 zile, după care se șterg prin procedură automată, în ordinea în care au fost înregistrate.

În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant, poate depăși limitele normale, în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.

CAP. IX. Drepturile persoanei vizate

SNTFC CFR Călători SA, garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin personelor vizate, conform legislației în vigoare. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere audio-video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta confidențialitatea datelor cu caracter personal.

1.Informarea persoanelor vizate
Informarea primară a persoanelor vizate, se realizează în mod clar și permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu      vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât, să semnaleze existența camerelor de supraveghere, dar și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Persoanele vizate, sunt atenționate asupra existenței sistemului de supraveghere audio-video și a proprietarului acestuia, prin note de informare corespunzatoare, care identifică SNTFC CFR Călători SA (prin Sucursalele sale), ca operator al datelor colectate prin intermediul supravegherii audio-video și trebuie să conțină următoarele informații: pictograma ”Zonă supravegheată video”, scopul prelucrării, temeiul legal al prelucrării, destinatarii datelor colectate, perioada de stocare, transferul datelor, drepturile persoanei vizate și modul în care acestea pot fi exercitate.

2.Exercitarea drepturilor de acces, intervenție și opoziție
Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc, deținute de SNTFC CFR Călători SA, au dreptul de a solicita intervenția (ștergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucrărilor, conform legii. Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca și/sau șterge date cu caracter personal, ca urmare a utilizării camerelor video, trebuie să fie adresată Responsabilului cu Protecția Datelor cu Caracter Personal.

În cazul în care, persoana vizată are alte întrebari privind prelucrarea de către SNTFC CFR Călători SA a datelor personale care o privesc, se poate adresa Responsabilului cu Protecția Datelor cu Caracter Personal.

Răspunsul la solicitarea de acces, intervenție sau opoziție, se transmite în termen de 15 zile calendaristice. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului amânării răspunsului.

Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc, dacă acest lucru este posibil fără a accesa imaginile altei persoane.

Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilității, cu condiția de a nu prejudicia drepturile terților (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot apărea în înregistrare vor fi editate, astfel încat, să nu fie posibilă recunoașterea/identificarea lor). În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menționeze data, ora, locația și împrejurările în care a fost înregistrat de camerele de supraveghere.

De asemenea, persoana vizată va prezenta și o fotografie recentă, astfel încât, utilizatorii desemnați, să o poata identifica mai ușor în imaginile filmate. Persoana vizată, va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare, vor fi editate (dacă este posibil), astfel încât, să nu fie posibilă recunoașterea / identificarea lor.

Există posibilitatea refuzării dreptului de acces, în situația în care se aplică excepțiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricționa accesul, se poate impune și în cazul în care, există obligația de a proteja drepturile și libertățile unor terțe persoane, de exemplu, dacă în imagini apar și alte persoane și nu există posibilitatea de a obține consimțământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.

Toate aceste drepturi pot fi exercitate de către persoana vizată, printr-o cerere scrisă, semnată si datată, transmisă la sediul SNTFC CFR Călători SA sau al Sucursalei, cu mențiunea: „Responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal” sau la următoarea adresă de e-mail: dpo.calatori@cfrcalatori.ro.